Sebuah Catatan Proses oleh Musfika Syam

Banyak cerita di balik Pesta Kampung 2023. Berawal dari di Road to Pesta Kampung 2023 seri pertama yang dilaksanakan pada Agustus 2022 lalu di area waterfront Labuan Bajo, dekat patung Sail Komodo yang berjalan selama satu hari. Di situ saya mulai banyak belajar terkait bagaimana cara memanajemeni suatu event itu dapat berjalan sebaik mungkin. Awalnya saya lebih banyak bekerja di bagian urusan manajemen finansial karena berangkat dari dasar saya selama bergabung di kolektif Videoge sejak 2021 yang mengurusi terkait kebendaharaan komunitas, selaras dengan latar belakang saya sekolah di akuntansi.

Dalam kegiatan pertama itu saya mulai melihat dan tertarik dengan bagaimana cara kerja manajemen dalam suatu event kesenian. Berangkat dari itu saya mulai banyak ingin tahu terutama bagaimana cara berkomunikasi dengan beberapa rekan komunitas lain serta stakeholder yang selama ini berdampingan dengan Videoge. 

Perjalanan selama setahun menuju puncak Pesta Kampung 2023 pada 19-21 Oktober 2023 itu dengan tujuh seri pra-eventnya ini, tidak sedikit pula hal baru yang saya temui seperti bertambahnya hal-hal baik hingga hal yang membuat emosi saya sering naik-turun. Hal baiknya adalah saya mulai percaya diri untuk mengelola kerja keproduksiannya sekaligus belajar soal bagaimana membangun kerja sponsorship di beberapa kegiatan selama itu. Dengan itu akhirnya membawa saya bertemu dengan orang-orang baru, misalnya bertemu dan berkomunikasi langsung dengan beberapa pemilik dan manajer usaha yang cukup populer di Labuan Bajo, pemerintah daerah, hingga seorang manajer dari musisi ternama.

Dari semua yang saya temui semua memiliki cerita yang menarik buat saya kenang. Hal yang paling tidak pernah saya sangka adalah pengalaman pertama saya berkomunikasi langsung dengan manajer Pusakata. Tak seperti yang saya pikirkan sebelumnya bahwa akan merasa sedikit kesulitan untuk saya urai bagaimana kerja-kerja komunitas bertemu dengan kerja event yang pada umumnya adalah tentang biaya-biaya yang tinggi.

Ternyata tidak serumit yang seperti saya bayangkan, syukurnya pengalaman pertama saya ini langsung bertemu dengan manajer beserta timnya yang ternyata memahami sangat baik kerja-kerja komunitas sehingga tak banyak perlu dijelaskan lagi. Berawal dari keinginan untuk menghadirkan Pusakata itu pula yang membawa saya atau bahkan teman-teman Videoge lainnya menemukan cerita-cerita baru terkait kerja di balik panggung musik.

Road to Pesta Kampung 2023 membuat saya mulai berani memikirkan banyak hal yang bisa dilakukan bersama teman-teman muda lokal yang menurut saya memiliki potensi yang cukup baik untuk berperan penting dalam event-event yang ada di Labuan Bajo. Dari cerita yang saya temukan di beberapa teman event organizer (EO) misalnya yang belakangan ini baru saya ketahui ternyata secara kesiapan sumber daya dan alat itu di sini sudah bisa dikatakan cukup memadai. Ini hal yang menarik menurut saya karena tak semua orang atau bahkan sebagian besar dari teman muda lokal seperti saya mengetahui informasi dan kondisi itu sehingga sedikit kesempatan teman muda lain mendapatkan kesempatan bekerja bersama teman-teman EO lokal itu secara langsung.

Lain lagi dengan cerita yang saya alami saat melakukan upaya membangun hubungan sponsorship yang menurut saya cukup menarik dan menantang karena saya atau bahkan teman-teman dari tim kecil yang mengurusi bagian sponsorship festival ini juga baru menemui kondisi ternyata pengusaha lokal yang ada di Labuan Bajo hampir sebagian besar belum terbiasa dengan ajakan untuk menjadi sponsor untuk program-program yang kami tawarkan, bukan hanya soal kerja sama dana, tapi hubungan kerjasama yang bersifat non dana. Hal itu membuat kami harus lebih ekstra berusaha menjelaskan tujuan dan kebutuhan festival ini. Tapi ada juga beberapa sponsor yang cukup memahami maksud dan tujuan kami sehingga dapat membuat kerjasama bisa terjalin sesuai penawaran bersama.

Dalam rangkaian Road to Pesta Kampung 2023 pula saya banyak belajar terkait pemahaman mengelola izin kegiatan. Dalam tiap kegiatan berbeda-beda tempat yang harus kita tuju atau kita surati tergantung fasilitas apa yang akan kita gunakan dan sebesar apa skala kegiatan itu akan kita lakukan, tapi satu hal yang pasti dan paling saya ingat itu adalah izin atau pemberitahuan ke kantor polres setempat memang tidak boleh diabaikan. Maksudnya, ada beberapa hal juga yang baru saya ketahui seperti biaya operasional petugas yang akan ikut andil dalam event tersebut itu ditentukan dari seberapa besar event yang akan kita lakukan, sehingga itu akan berpengaruh dengan jumlah personil yang akan mereka turunkan dan biaya yang akan kita keluarkan tergantung jumlah personil yang akan turun ke lapangan untuk kepentingan keamanan bersama.

Cerita dari situ tak sedikit juga memberikan pelajaran yang bermakna buat saya pribadi, misalnya saat puncak festival harus diundur. Dari yang awal kami rencanakan di bulan Agustus 2023 harus mundur hingga ke Oktober 2023. Dua minggu sebelum hari H, pada bulan Agustus, kami mendapatkan kabar dari polres bahwa kegiatan kami harus dimundurkan waktunya karena bertepatan dengan penyelenggaraan kegiatan antar negara, ASEAN Ministerial Meeting on Transnational Crime (AMMTC) ke-17. Apalagi ternyata pihak Kapolres mengakui bahwa untuk event-event dengan skala yang dianggap besar dilaksanakan secara bersamaan di Labuan Bajo merupakan pengalaman yang belum lama ada.

Hal itu yang membuat saya bahkan semua tim sempat sedikit merasa down. Sementara persiapannya sudah kami lakukan jauh hari sebelumnya, termasuk persiapan izin kegiatan sebulan sebelum rencana awal kegiatan tersebut sudah kami lakukan sembari melakukan permohonan izin tempat kepada pihak Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan (KSOP) Labuan Bajo. Setelah melakukan diskusi yang panjang akhirnya beberapa hari kemudian surat balasannya keluar yang bunyinya mengizinkan kami untuk melakukan festival puncak ini di kawasan waterfront yang dikelola KSOP itu, tapi dengan beberapa persyaratan umum yang mereka berikan sebelum kabar event bertaraf internasional itu belakangan dikabarkan akan diselenggarakan di tanggal yang sama dengan Pesta Kampung.

Hal ini membuat kami cukup khawatir dan sempat membuat saya bingung akan kelanjutan kegiatan ini karena berat hati rasanya mengundurkan jadwal kegiatan yang sudah hampir siap. Saat-saat itu saya merasa kecewa dan sedih sampai merasa tak bisa berbuat apa-apa. Pada saat itu kami terus mencoba mencari cara agar inisiatif Pesta Kampung tetap bisa terlaksanakan di bulan yang direncanakan sampai pada akhirnya tidak ada jalan lain selain menerima keadaan itu. Setelah menerima perubahan surat dari KSOP yang bunyinya juga sama, meminta kami untuk menjadwal ulang, saat itu juga kami akhirnya mesti memutuskan mengatur ulang waktu yang cocok.

Saya sempat merasa semua yang saya kerjakan selama ini nyaris sia-sia. Untuk memberi jeda melanjutkan apa yang sudah kami mulai ini kami perlu rehat beberapa hari, tetapi dengan berat hati merelakan sebagian dana urunan menjadi gosong dan rencana lainnya tidak bisa dilanjutkan di tahun perdana festival. ●